Aandachtspunten bij algemene voorwaarden

Staan uw algemene voorwaarden volledig op punt? Vaak worden ze beschouwd als louter een formaliteit. Nochtans vormen de kleine lettertjes de sleutel om het aantal onbetaalde facturen in uw onderneming tot een minimum te beperken. Daarom is het essentieel dat u uw algemene voorwaarden correct opstelt. Wij vatten de belangrijkste vereisten en aandachtspunten helder samen!

Wat zijn algemene voorwaarden?

Elke samenwerking die u aangaat met uw klanten, moet contractueel vastgelegd worden in een overeenkomst. Sluit u regelmatig nieuwe partnerships? Elke afspraak telkens opnieuw onderhandelen, is een tijdrovende kwestie. Bovendien boet u in op het vlak van rechtszekerheid, want er ontstaat meer ruimte voor discussies.

Door algemene voorwaarden juist te hanteren, veegt u beide problemen vakkundig van tafel. U formuleert namelijk enkele standaardbedingen die op elke overeenkomst van toepassing zijn. Enkel specifieke en afwijkende bepalingen moeten nog beschreven worden in een individueel contract. Een flinke tijds- én kostenbesparing, waarbij alle betrokken partijen precies weten wat er afgesproken wordt.

Ten slotte geven algemene voorwaarden u een stok achter de deur bij wanbetalingen. Ze vormen immers een bijkomend drukkingsmiddel wanneer u extra kosten aanrekent of een schadevergoeding eist. Moet u werkelijke kosten maken om uw onbetaalde facturen te innen? Dan zijn deze gedekt en gecompenseerd door de algemene voorwaarden. Redenen in overvloed dus om uw bedingen slim samen te stellen!

In welke taal moet u uw algemene voorwaarden opstellen?

Wat de taalkeuze van uw algemene voorwaarden betreft, is de wetgeving eerder soepel. Vaste regels komen er niet aan te pas, maar u moet wél enkele richtlijnen respecteren. Zo moeten alle bepalingen leesbaar, duidelijk en begrijpelijk zijn voor uw (potentiële) klant. Selecteer dus een eenvoudig lettertype, gebruik woordenschat die de ontvanger begrijpt en communiceer in een taal die hij machtig is. Spreekt uw contactpersoon vlot Engels? Dan mag u uw algemene voorwaarden opstellen in deze taal. Uiteraard mogen uw clausules elkaar niet tegengespreken en laat u best zo weinig mogelijk ruimte voor interpretaties, om eventuele discussies te voorkomen.

Welke bepalingen mogen niet ontbreken?

U beslist volledig zelf welke bedingen u opneemt in uw algemene voorwaarden. Doorgaans start u met een korte voorstelling van uzelf als leverancier (contactgegevens, vennootschapsvorm, maatschappelijke zetel …). Gebruikt u specifiek vakjargon of afkortingen? Geef dan zeker een korte definitie. Ook qua structuur krijgt u vrij spel, maar streef naar een logische opbouw en voldoende samenhang. Hieronder sommen we mogelijke bepalingen op die u in uw algemene voorwaarden kan verwerken:

• Ontstaan, aanvang, duur, eventuele opzeg en beëindiging van de overeenkomst
• Prijs: wijzigingen, indexaties, stappen bij eventuele wanbetaling …
• Aansprakelijkheid
• Mogelijkheden en termijnen bij eventueel protest
• Leveringsvoorwaarden
• Garantie
• Eigendomsvoorbehoud
• Privacy (in lijn met de AVG of algemene verordening gegevensbescherming)
• Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding
• …

Wat zijn de condities om algemene voorwaarden af te dwingen?

Om uw algemene voorwaarden te kunnen afdwingen, is het essentieel dat uw (potentiële) klant ervan kennis neemt vóór de start van de overeenkomst. Wie ze toevoegt aan de factuur, komt dus enkele stappen te laat. Lever ze in plaats daarvan reeds samen met de offerte aan.

Daar bovenop moet uw cliënt de bepalingen op eigen houtje kunnen raadplegen. Boodschappen zoals ‘De voorwaarden zijn op eenvoudig verzoek te bekomen’ volstaan dus niet. Uw tussenkomst mag in geen enkel geval vereist zijn. Verstuurt u uw offerte digitaal? Dan kan u een hyperlink opnemen die doorverwijst naar uw website, zodat er doorgeklikt kan worden. Bij papieren documenten is dit geen geldige oplossing. De ontvanger kan de link immers niet aanklikken.

Ten slotte moet uw klant de algemene voorwaarden niet enkel doornemen, maar ook aanvaarden. Wanneer u werkt met particulieren, moeten zij expliciet groen licht geven. In een b2b-context daarentegen is een impliciete goedkeuring voldoende. Wordt uw offerte geaccepteerd? Dan mag u ervan uitgaan dat er geen bezwaar is tegen de algemene voorwaarden.

Uw algemene voorwaarden laten opstellen door ervaren expert? iCredit neemt uw bepalingen onder de loep en presenteert de juiste optimalisaties.