Debt collection: zoveel meer dan alleen bellen

Debt collection. Recovery. Minnelijke invordering. Incasso. Stuk voor stuk krachtige termen, maar de betekenis is niet voor iedereen duidelijk. Kort samengevat? Ze zijn allemaal gelinkt aan de invordering van onbetaalde facturen. Daarbij wordt er doorgaans gedacht aan een callcenter, maar de praktijk is zoveel breder dan enkele collection calls. We nemen u deskundig mee doorheen het debiteurenbeheer! 

De brede context van credit management

Goed credit management start al vóór de facturatie, namelijk bij de contractafsluiting. Daarbij worden verschillende aspecten in rekening gebracht. Staan de klantenovereenkomsten 100 % op punt? Zijn de algemene voorwaarden zo opgebouwd dat ze onbetaalde facturen maximaal voorkomen? En zo ja, zijn ze afdwingbaar wanneer de betaling uitblijft? Vraagt u aan bepaalde klanten best een waarborg? Bovendien kan u (potentiële) cliënten analyseren om hun kredietwaardigheid na te gaan. Op die manier besluit u of het verstandig is om uw risico’s in te dekken via een kredietverzekering.

Doortastende debt collection op maat

Van zodra een schuld ontstaat, start de debt collection en komt de credit controller in beeld. Hij zal een vriendelijke herinnering sturen naar de klant, met de boodschap dat de factuur spoedig vervalt en dat de domiciliëring aan de bank wordt aangeboden. Vervalt de factuur, zonder dat u het verschuldigde bedrag ontvangen heeft? Dan wordt er overgegaan tot minnelijke incasso.

Minnelijke incasso wordt vaak geassocieerd met een callcenter, maar dat is slecht één schakel in het proces. Er wordt een volledig invorderingstraject uitgewerkt, rekening houdend met meerdere factoren: de sector, de visie van de schuldeiser, het type klant … En ook qua communicatiekanalen is er ruime keuze: van klassieke brieven, over e-mails, tot sms-berichten. Het is aan de credit controller om de communicatie professioneel te verzorgen én op te volgen. Vraagt de klant een afbetalingsplan? Wordt de openstaande factuur betwist? Dan zijn een nauwgezet opvolgingssysteem en een vlot klachtenmanagement essentieel in uw debt collection.

Schuldprocessen als mogelijk sluitstuk

Diverse schuldprocessen finaliseren de collectionflow, aangezien een klant soms gewoonweg niet in staat is om uw factuur te betalen. In dat geval worden er specifieke procedures in gang gezet: collectieve schuldenregeling, een gerechtelijke reorganisatie, een faillissement … Mogelijks doet de cliënt een beroep op budgetbeheer- of begeleiding en schuift het OCWM of het CAW mee aan tafel. Een credit controller moet al deze ontwikkelingen het hoofd bieden en de juiste handelingen stellen: van een schuldvordering indienen, tot een fiscaal attest bekomen.

Meer weten over de verschillende schuldprocessen binnen debt collection? In onze blog ‘Schuldprocessen vanuit het standpunt van de schuldeiser’ gaan we dieper op in de behandeling ervan. Lees meer via deze link. 

iCredit bundelt jarenlange ervaring in debt collection en onze finance consultants zijn volledig thuis in de materie. Wilt u uw debiteurenbeheer liever van start tot stop uitbesteden? Dan komt onze outsourcingservice aan uw vraag tegemoet. Wij informeren u graag over de mogelijkheden!