Nabeschouwing: iCredit op Credit Expo

Dat het een boeiende dag was, is nog een understatement. De 10^e editie van Credit Expo, hét congres voor Belgische creditmanagers, was een schot in de roos. Een 400-tal bezoekers zakten donderdag 12 maart af naar De Montil in Affligem. Met iCredit als een van de 31 standhouders én opmerkelijke keynote-speakers. Managing partner Koen Van de Walle en Manager outsourcing Nathalie Dewals namen het woord. Het onderwerp? Uw collection proces is een profit center.

Wat brengt dat op?

Nog al te vaak wordt collections en credit control binnen een bedrijf als een administratieve kost beschouwd. De vraag die elke CFO zich over creditmanagement wel eens stelt is: wat brengt dat nu eigenlijk allemaal op? Op deze vraag een onderbouwd en overtuigend antwoord formuleren, is geen sinecure. KPI’s zoals DSO en aging zeggen namelijk niets over de reële kosten en baten voor het bedrijf.

Nochtans is het de moeite waard om met dit topic aan de slag te gaan. Vaak kan het op vlak van credit control efficiënter en goedkoper. Het collection proces kan zelfs evolueren naar een profit center. iCredit ontwikkelde een model vertrekkende vanuit de principes van Activity based management en lean thinking. Met als doel pijnpunten blootleggen, kosten inzichtelijk maken, concrete optimalisaties doorvoeren en opbrengsten creëren ter compensatie. Het model met 5 stappen lichten we graag verder toe.

Stap 1: Het huidig proces in kaart brengen

Het uitgangspunt hierbij is een flowchart opstellen. Deze beschrijft het hele proces van het huidige credit control departement. Hoe doen ze vandaag hun job? Ga daarvoor eens tussen de collega’s zitten, organiseer een workshop of bestudeer werkinstructies.

Stap 2: Activiteiten identificeren

Met het proces als basis, inventariseer je alle onderliggende afgelijnde activiteiten die de credit controller bezighoudt. Kijk daarbij breder dan de voor de hand liggende zaken. Denk bijvoorbeeld ook aan wachten, controles uitvoeren of activiteiten, zoals klantadministratie, die geen rechtstreeks verband houden met collection.

Stap 3: Kostprijs per activiteit berekenen

Hier volg je de principes van activity based costing: per deelactiviteit bereken je de kostprijs. Deze kan eenvoudig zijn zoals bijvoorbeeld de kostprijs van een aangetekende zending. Iets lastiger is de berekening van manuele activiteiten (denk bijvoorbeeld aan een belactie). Baseer je daarvoor op de AHT (Average Handling Time) en vermenigvuldig deze met de gemiddelde loonkost van een credit controller. Door de kostprijs van alle individuele activiteiten op te tellen, krijg je een totale kostprijs per aanmaningstraject. En bij uitbreiding kan je zo zelfs de jaarkost van je creditmanagement departement uitrekenen.

Stap 4: waardebepaling uitvoeren

De kunst in deze stap is om de ‘waste’ te gaan filteren. Verdeel daarvoor alle activiteiten onder in volgende categorieën:

Value add: activiteiten die bijdragen tot het collectionsproces
Business value add: activiteiten die niet per se bijdragen tot het collectionsproces maar er wel noodzakelijk voor zijn (denk bijvoorbeeld aan compliance).
Non-value add: deze activiteiten hebben geen meerwaarde en zijn mogelijk overbodig

Stap 5: processen verbeteren

Het is nu tijd om je de vraag te stellen: wat kan er nog beter? De voorgaande stappen zijn de perfecte voorbereiding om:

Activiteiten te optimaliseren door bijvoorbeeld segmentatie, automatisatie of outsourcing.
De kosten te drukken door bijvoorbeeld doorlooptijden van acties te verkorten
‘Waste’ te minimaliseren

Van kost naar opbrengst

Het hierboven beschreven rekenmodel focust voornamelijk op de kosten. Door ze gedetailleerd in beeld te hebben, is het ook een ideale simulatietool om de kostenbesparing te becijferen van procesoptimalisaties die je wil doorvoeren. Zo bereken je op voorhand de exacte ROI (Return On Invest) van je investering.

Belangrijk is ook om te meten welke activiteit wat opbrengt. Hoeveel cash genereert elke stap van het aanmaningsproces? Mogelijk blijkt het dan zinvol om een automatische reminder of extra belactie in de flow te voorzien.

Last but not least kunnen reminder- en ingebrekestellingskosten een hefboom zijn. Als je erin slaagt om een strak collectionsproces in te richten, compenseert deze vorm van inkomsten de kostprijs ervan. Zo is het mogelijk dat de reële kostprijs van een traject aanzienlijk verlaagt of dat een incassotraject zelfs winstgevend wordt.

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en krijg toegang tot:

Het laatste nieuws over iCredit
Beschikbare finance consultants
Persoonlijke uitnodigingen voor onze events
Gratis toegang tot onze webinars

Schrijf je nu in