Starten met credit management software: dit moet je weten!
Binnen je team is het zodanig druk dat jullie er niet toe komen om de openstaande debiteuren systematisch op te volgen. Of je bent er als team juist heel intensief mee bezig, maar de resultaten blijven uit. Met andere woorden: je hebt het gevoel dat je debiteurenbeheer efficiënter kan.
Klinkt dat bekend in de oren? Dan is het hoog tijd om credit management software te overwegen. Maar wat is dat nu eigenlijk? En hoe begin je eraan? iCredit zet je op weg en helpt je weloverwogen de juiste keuzes te maken.
Wat mag je verwachten van credit management software?
Automatisatie van je dunning proces
Het grootste voordeel van specifieke credit management software is automatisatie van je dunning proces. Denk maar aan het uitsturen van een herinneringsmail met betaallink of een sms die verwittigt dat een factuur bijna vervalt. Als gebruiker bepaal je nog altijd zelf hoe je dunning flow eruitziet en welke acties wanneer gepland worden.
Persoonlijk klantencontact
Door het automatiseren van repetitieve taken, blijft er meer tijd over om te focussen op zinvolle persoonlijke klantencontacten en opvolging van probleemdossiers. Dit is waar je als credit manager voor je klant het verschil maakt en het leidt vaker tot een beter resultaat.
Centralisatie van data
Een goede tool centraliseert alle data: de contacthistoriek met de klant, de gemaakte afspraken, eventuele klachten of geschillen. Dat maakt de opvolging efficiënter en correcter. De meeste tools hebben ook een geïntegreerde mailbox.
Rapportage aan de Credit Manager
De credit manager rapporteert naar het hoger management en heeft input nodig om het team aan te sturen. Specifieke credit management software biedt hiervoor adequate rapportering aan. Het zegt iets over de evolutie en kwaliteit van de aging, maar evengoed over de doeltreffendheid van uitgevoerde acties. Het vormt de basis van verdere analyse en het efficiënter maken van de dunning flow.
Gouden tips van iCredit voor een succesvolle overstap naar credit management software
Een credit management softwarepakket kiezen doe je meestal maar één keer. De juiste keuze maken is cruciaal, maar alles behalve evident!
Nathalie Dewals is manager Outsourcing bij iCredit en docent van de opleiding ‘credit management software: automatisatie, selectie en implementatie’. Als expert deelt ze haar sleutels tot succes. Vanuit haar eigen ervaring. Oftewel: wat je echt wil weten om de juiste credit management software te kiezen die bij jouw business past.
Begin bij het begin en maak een behoefteanalyse
Om een passende oplossing te vinden, is het cruciaal eerst je behoeften in kaart te brengen. Inventariseer de huidige toestand en definieer waar je naartoe wil. Wat wil je bereiken met de software? Hoe verloopt het aanmaningsproces nu en waar wil je naartoe? Op welke systeemtechnische beperkingen stoot je nu? Een uitgebreide en volledige behoefteanalyse zorgt ervoor dat je een betere keuze kan maken.
Weet je niet goed waar beginnen? Download onze checklist ‘Hoe bereid ik me optimaal voor op credit management software’ via onderstaande knop.
Onderschat de voorbereiding niet
Want die is intensief, vraagt tijd en heeft impact op meerdere betrokken partijen. Denk bijvoorbeeld aan de IT-afdeling. Calculeer ook voldoende tijd in om grondig te testen en bij te sturen alvorens live te gaan. Dat loont later sowieso!
Zorg dat je metadata op punt staat
Om de tool optimaal te benutten, is er masterdata nodig. De factuur- en betaalgegevens zijn daarbij evident. Maar denk ook goed na over welke data je nodig hebt om je dunningflows op te zetten zoals jij dat wil. B2B-klanten benader je anders dan B2C-klanten. En allicht wil je een belangrijke trouwe klant niet bruuskeren door hem te formeel aan te manen. Inventariseer welke data je daarvoor nodig hebt en de bronnen waar deze opgepikt kunnen worden.
Communiceer helder en transparant
Niet iedereen interpreteert specifieke (vak)terminologie hetzelfde. Zeker niet nu er verschillende partijen en afdelingen betrokken zijn. Omschrijf duidelijk wat je wil en toets zeker ook af bij de ander of die alles heeft begrepen zoals jij het bedoelde.
Laat je begeleiden, je staat er niet alleen voor!
Zorg dat je goed geïnformeerd van start gaat. In de opleiding ‘Credit management software: automatisatie, selectie en implementatie’ van iCredit nemen we je mee doorheen het hele proces.
Tijdens deze opleiding lichten we alle aspecten van credit management software toe en zoomen in op jouw persoonlijke situatie en noden. We inspireren jou met waardevolle inzichten vanuit de praktijk.
Hulp nodig bij de implementatie of keuze van credit management software?
Klaar om erin te vliegen? In elke stap van het proces kan misschien nog wel wat hulp van pas komen. Om bijvoorbeeld: processen kritisch en met een frisse blik te analyseren, de knoop door te hakken bij de keuze van het geschikte softwarepakket of je als ervaringsdeskundige tips en tricks mee te geven doorheen het proces.
Of misschien kunnen we je nog op een andere manier helpen? iCredit biedt de ondersteuning die jij nodig hebt. Onze consultants en experten staan voor je klaar.
Blijf op de hoogte
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en krijg toegang tot:
- Het laatste nieuws over iCredit
- Beschikbare finance consultants
- Persoonlijke uitnodigingen voor onze events
- Gratis toegang tot onze webinars