Skip to content

Credit policy: hét werkinstrument van de credit manager

De credit policy of kredietpolitiek. Het is zowat het belangrijkste instrument voor de credit manager om mee aan de slag te gaan. We bekijken in deze verhelderende blog wat het inhoudt, wat het belang ervan is en nog veel meer!

Wat is een Credit policy?

Doorgaans gaat het om een document dat zich uitstrekt over de gehele organisatie of onderneming. In deze policy staan enkele standaarden omschreven omtrent het krediet. Vandaar de Nederlandse term: kredietpolitiek. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om volgende bepalingen:

  • De juiste manier om klanten te factureren
  • Wanneer er sprake kan zijn van betalingsuitstel (=krediet)
  • Wat er gebeurt wanneer een klant niet tijdig betaalt

Het doel van een credit policy

De belangrijkste reden voor bedrijven om een dergelijk document op te stellen is om alles heel helder en inzichtelijk te maken. Zoals gezegd, strekt dit document zich uit over alle departementen binnen de organisatie. Zo weten alle medewerkers duidelijk welke invloed hun acties hebben op het krediet. Denk dus niet alleen aan de credit controllers zelf, maar ook aan de verkopers, marketeers en collega’s bij customer service. Het brengt met andere woorden de organisatie op één lijn.

Welke zaken worden er in opgenomen?

De credit policy is geen officieel document en kent dus geen vormvereisten. Toch spreekt het voor zich dat een duidelijke structuur aangewezen is. We sommen hieronder enkele zaken op die regelmatig opduiken:

  • De credit management functie: waar zit die verscholen in de organisatie? Kijk bv. naar een organigram. Wie vult deze functie in? Strekt de functie zich uit over verschillende afdelingen? Is er regelmatig overleg met de andere departementen
  • Targets & benchmarks voor de Credit manager: wat is het uiteindelijke doel van het credit management? Je wil de openstaande facturen laten dalen, het klantenkrediet (=DSO) laten dalen, de dubieuze klanten laten afnemen, je leverancierskrediet verbeteren (=DPO), … Maar met hoeveel juist? Stel duidelijke targets op.
  • De verantwoordelijkheden van de betrokken partijen: wie heeft er een beslissingsbevoegdheid? Is deze bv. verdeeld? Kan een Credit controller beslissingen nemen tot 20.000 euro, de Credit manager tot 100.000 euro en zijn de heel grote zaken voor de CFO?
  • Rapportering: wie zorgt er voor rapportering qua credit management? Wat zijn de KPI’s en wie volgt ze op? Wie rapporteert aan wie, wanneer en hoe?
  • Algemene & verkoopsvoorwaarden: stel goede voorwaarden op. Denk bijvoorbeeld aan het werken met voorafbetaling of het vragen van een waarborg. Welke betalingstermijn zal je toestaan? Wat doe je met laattijdige betalingen? Eis je een schadevergoeding of nalatigheidsintresten? Wat moet een klant doen als ze een factuur betwist?
  • Kredietlimiet en -termijn: zijn er kredietlimieten? Bepaal je deze intern? Gebeurt dit automatisch, of door een credit analyst? Welke (financiële) informatie is nodig om dit te kunnen berekenen? Of ben je kredietverzekerd en neem je de limieten van de verzekeraar over? Welk proces hanteer je wanneer de limiet overschreden wordt? Denk aan het zogeheten order block & release proces.
  • Credit marketing: hoe ga je nieuwe klanten (=prospecten) benaderen? En vooral: de welke? Want je wil uiteraard graag die klanten aantrekken die later jouw factuur vlot betalen.
  • Facturatieproces: hoe factureer je? Doe je dit op vaste tijdstippen, bv. maandelijks? Factureer je per order of gegroepeerd? Wie maakt eventuele creditnota’s op?
  • Klantensegmentatie en risicoklassen: deel je klantenbestand op in verschillende segmenten. Zo kan je bepaalde processen, klantspecifiek maken. Het is aangeraden om de klanten op te delen in risicoklassen. Een klant met een hoog betalingsrisico ga je wellicht anders behandelen dan een klant waarmee je al jaren vlot samenwerkt.
  • Opvolging van bestaande klanten: denk hierbij bv. aan hoe vaak of regelmatig je de banken inboekt. Wat doe je met betalingsverschillen? Is er regelmatig contact met die actuele klanten?
  • Bepaling van overdue klanten: maak inzichtelijk welke klanten te laat betalen. Het beste instrument is een ageing/aging, waarbij je het klantenbestand gaat opdelen in verschillende categorieën op basis van de vervaltermijn van hun facturen.
  • Invorderingsstrategie: hoe ga je om met klanten die te laat betalen? Stuur je ze een aanmaning, bel je ze op, stel je ze in gebreke, … ? Werk je met externe partijen samen zoals incasso, advocaat of gerechtsdeurwaarder? Ben je bereid om een afbetalingsplan toe te staan?
  • Bepaling dubieuze klanten: maak inzichtelijk welke klanten zogenaamd dubieus zijn. Dit zijn klanten waarvan je de betaling wellicht niet meer mag verwachten. Denk aan de schuldprocessen zoals een collectieve schuldenregeling, een faillissement, …
  • Strategie om om te gaan met dubieuze klanten: hoe behandel je die specifieke klanten? Wanneer neem je de vorderingen in verlies en schrijf je ze af? Fiscaal attest?
  • Klachtenmanagement: hoe ga je om met disputen? Beschrijf de procedures die worden gevolgd. Bv. Hoe lang krijgt de Sales manager de tijd om na te gaan of de juiste eenheidsprijzen werden opgenomen op de factuur?
  • Economische omgeving: beschrijf wat tendensen in de markt. Volg eventuele evoluties in het economisch klimaat. Hoe werkt jouw sector? Is deze heel gevoelig voor betalingsproblemen?

Gepubliceerd op 29 september 2023

Meer weten? Aarzel niet ons te contacteren.

Yehudi en Stephanie

Stay in touch!

Wil je op de hoogte blijven van alle nieuwigheden, of ben je geïnteresseerd in wat we voor jou kunnen betekenen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang meteen via mail onze updates, uitnodigingen en beschikbare profielen.