Project in de kijker: AR & AP officer bij een leasingmaatschappij

Onze finance consultants ontfermen zich over uitdagende projecten, leren graag bij en deinzen niet terug voor nieuwe taken. Zo kan u hen inzetten voor verschillende opdrachten binnen uw bedrijf. Dit illustreren we met een concreet voorbeeld: onze consultant Eylem is momenteel aan de slag als AR & AP Officer bij een leasingmaatschappij. Het vertrouwen is groot. Een exclusieve blik op het projectverloop! *

De opstart: betaalprocessen beheren

Het project startte met het beheer van het manueel betaalproces. Van facturen betalen van leveranciers die ontbraken in de database, tot bestuurderskosten voor technische controle, brandstof, garagebezoek … terugstorten. Finance consultant Eylem had deze processen snel onder de knie en kreeg bijkomende verantwoordelijkheden, namelijk facturen inboeken van onbetaalde boetes die bij gerechtsdeurwaarders waren beland. Zij zorgde ervoor dat de gerechtsdeurwaarder betaald werd en factureerde vervolgens opnieuw aan de klant, om zo het geld te recupereren van de bestuurder.

De uitbreiding: meer werk, meer verantwoordelijkheden

Omwille van ziekte en zwangerschapsrust in het team, breidde het takenpakket van Eylem verder uit. Ze gaf het manueel betaalproces door aan een nieuwe consultant, waarbij zij een mentorrol op zich nam. Zelf zette ze haar tanden in verschillende andere opdrachten: klantenrekeningen inboeken, dagelijks de interface van de facturen checken, wachtrekeningen opkuisen, overboekingen tussen rekeningen uitvoeren …

Toen de leasingmaatschappij de fleet van een concurrent overnam, verdubbelde de workload. Onze finance consultant zorgde ervoor dat ze alle bijkomende facturen tijdig inboekte via Key Business Financial, een specifieke software. Hierbij moest Eylem van nul starten. Toch leidde ze alles in goede banen en vormde ze het eerste aanspreekpunt. Van zodra het proces op punt stond, lichtte ze de flow toe aan een collega.

De toekomst: betaalprocessen optimaliseren en digitaliseren

Vandaag neemt Eylem als AR & AP Officer opnieuw de leiding in het manueel betaalproces, omwille van het vertrek van een collega. In de toekomst wil de leasingmaatschappij dit proces digitaliseren. Het verloop bij technische controle schreef ze al van A tot Z uit. Het is de bedoeling dat bestuurders hun betaling rechtstreeks aanvragen via een digitaal platform, en de terugbetaling vervolgens automatisch gebeurt. Van zodra IT groen licht geeft, gaat de omschakeling van start. Ook dit project zal Eylem vakkundig aansturen.

De competenties: flexibel, foutloos en met veel verantwoordelijkheid

Een job met veel verantwoordelijkheid vraagt om sterke competenties. Eén daarvan was time management. Eylem moest haar werk als AR & AP Officer zelfstandig indelen. Van facturen opmaken, tot manuele betalingen uitvoeren: efficiëntie was cruciaal om alle deadlines te halen. Dat moest uiteraard foutloos gebeuren. Dankzij haar punctualiteit en een sterk analytisch vermogen vonden er geen vergissingen in betalingen plaats.

Elke taak vinkte ze succesvol af met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Werd de taakinhoud aangepast? Eylem stond open voor verandering en schakelde flexibel. Bovendien deelde ze haar kennis enthousiast met jobstudenten en collega’s.

Nood aan extra expertise binnen uw financieel departement? Onze finance consultants zijn bijzonder geëngageerd, delen enthousiast hun kennis en switchen soepel van takenpakket.

* Vanwege de gevoelige materie van dit onderwerp geven we hier geen concrete naam van onze klant, noch de achternaam van onze consultant.