Project in de kijker: order to cash supervisor bij Amplifon

Finance consultant Lesley is al jaren een waardevol lid van het iCredit-team en bewees op verschillende projecten haar meerwaarde. Toen Amplifon, specialist in kwalitatieve hooroplossingen, een expert zocht om haar order to cash supervisor tijdelijk te vervangen, rolde ze dan ook meteen de mouwen op. Acht maanden lang engageerde ze zich voor een foutloze facturatie. Effectief én efficiënt. We schetsen haar geslaagde project.

De taken: van factureren, tot controleren

Na een tweedaagse interne opleiding ging Lesley zelfstandig aan de slag als order to cash supervisor. Haar voornaamste taak? Het opmaken en versturen van zowel facturen als kredietnota’s. Veel klanten rekenen immers op een tussenkomst van de mutualiteit. De hoorcentra bezorgden hun dossier, Lesley ging na of zij de juiste factuur voor de mutualiteit in handen had. Zo ja, dan voegde ze deze toe aan het klantendossier, samen met de nodige documenten. Nadien stuurde ze de bundel integraal door naar Input4you, dat instond voor een grondige screening.

Wanneer Lesley het dossier later opnieuw ontving, controleerde ze de verzamelstaat en verzond ze de documenten per post naar de beoogde mutualiteit. Die had vervolgens 30 dagen tijd om de factuur te betalen. Werd die termijn overschreden? Dan stuurde Lesley een aanmaning. Verder stond ze onder andere in voor terugstortingen naar klanten en het opmaken van betaalplannen.

De uitdaging: overstap naar een nieuw softwaresysteem

Tijdens Lesley’s project als order to cash supervisor stapte Amplifon over naar een gloednieuw softwaresysteem, dat verschillende doeleinden heeft: facturen versturen, betaalplannen opmaken, terugstortingen uitvoeren … Voor zowat alle taken, met uitzondering van de klantencommunicatie, kon Lesley terugvallen op de nieuwe software. De eerste maand stonden er diverse online opleidingen op het programma, zodat de collega’s hun workflow konden optimaliseren. Lesley vertaalde haar werkwijzen en processen naar heldere werkinstructies, die nu als leidraad dienen voor nieuwe collega’s.

Op zoek naar een tijdelijke vervanging voor je finance departement? Onze finance consultants zijn meteen operationeel en delen graag hun expertise en ervaring.

De competenties: oog voor detail en zin om bij te leren

Lesley beantwoordde aan het profiel van een order to cash supervisor, dankzij haar sterke skills. Ze organiseerde haar werk zelf, rekening houdend met de prioriteiten, en keek met een analytische blik naar elke betaling en iedere factuur. Dankzij deze punctuele attitude vermeed ze fouten en garandeerde ze dat elke klant het juiste bedrag kreeg teruggestort. Waar nodig overlegde ze met collega’s over bepaalde orders of mogelijke oplossingen. Nieuwe inzichten of geoptimaliseerde processen? Lesley deelde steeds haar kennis met haar collega’s en paste haar werkinstructies netjes aan.

Als finance consultant geniet je van een resem aan kansen: van boeiende projecten, tot uiteenlopende opleidingsmogelijkheden. iCredit is dé expert in finance en matcht je met opdrachten die je challengen en verrijken.